Szkolenia dla Asystentek

Nazwa szkolenia

Profesjonalny sekretariat - kluczowe miejsce w organizacji

Terminy
2019-11-25 2019-11-26 Wrocław
2019-11-21 2019-11-22 Poznań
2020-02-20 2020-02-21 Katowice
2020-02-06 2020-02-07 Gdańsk
2020-01-27 2020-01-28 Wrocław
2020-01-23 2020-01-24 Warszawa
2019-12-05 2019-12-06 Warszawa
2019-12-16 2019-12-17 Wrocław
Cel szkolenia
Sekretariat często postrzegany jest jako stanowisko niskie w hierarchii firmowej. Zarówno pracownicy, jak i same sekretarki, nie doceniają jak ważną funkcję pełni ten organ w funkcjonowaniu firmy. Zawsze powtarzam, iż każda firma przetrwa jeden dzień bez szefa, ale nie bez Sekretariatu! Brak osoby do obierania i łączenia telefonów, przyjmowania gości, obsługi kurierów i poczty powoduje, iż funkcjonowanie biura zostaje sparaliżowane. Poza rolą czysto organizacyjną i informacyjną, niewiele osób dostrzega również, jak ogromny wpływ Sekretariat ma na budowanie wizerunku firmy. Kontakt z Sekretariatem to pierwsze wrażenie klienta lub gościa. Wygląd Sekretariatu, uśmiech, ubiór, zachowanie sekretarki buduje w jego oczach odbiór całej organizacji. Klient nieświadomie ocenia często profesjonalizm naszej firmy na podstawie poziomu, w jaki został obsłużony przez Sekretariat. Sekretariat to szczególne miejsce firmy, przez które przechodzi większość informacji, dlatego każdy szczegół ma znaczenie, a osoby pracujące na stanowisku Sekretarki powinny zdawać sobie sprawę, jak duża odpowiedzialność na nich spoczywa. Szkolenie „Profesjonalny Sekretariat” to zbiór najlepszych praktyk w zakresie tworzenia Profesjonalnego Sekretariatu.

Nabycie umiejętności w zakresie wykonywanych obowiązków, organizacji pracy, obsługi klientów oraz pracowników firmy. Uczestnicy dowiedzą się, w jaki sposób zarządzać profesjonalnym sekretariatem oraz godnie reprezentować firmę. Nabędą umiejętności w zakresie komunikacji, hierarchizacji zadań oraz selekcjonowania informacji. Otrzymają pakiet narzędzi niezbędnych do wykorzystania własnego potencjału w zakresie realizowanych zadań. Nabędą również umiejętności w zakresie właściwego postępowania z obiegiem dokumentów.
 
Metodyka
Zajęcia prowadzone są metodami aktywizującymi intelekt i emocje, takimi jak: ćwiczenia indywidualne, zespołowe i grupowe, modelowanie, symulacja sytuacji zadaniowej, mini-wykład, prezentacje. 70%-80% czasu zajmują ćwiczenia, analizy przypadków. W trakcie szkolenia, uczestnicy będą na przemian odgrywali role klienta i sekretarki. Trener na bieżąco modeluje najlepszy styl profesjonalnej obsługi w sekretariacie – wskazuje mocne strony i poprawia błędy jakie się pojawiają.

Adresaci szkolenia
Sekretarki lub osoby planujące pracę w zawodzie sekretarki, asystentki/asystenci, pracownicy biur i recepcji.
Program

1. Centrum dowodzenia – zasady organizacji profesjonalnego sekretariatu:
• Rola sekretariatu – budowanie wizerunku i tożsamości firmy.
• Funkcja reprezentacyjna sekretariatu.
• Zachowanie, kultura osobista, ubiór.
• Kto jest naszym Klientem?
• Rola jakości, systemu i standardów obsługi.

2. Nowoczesna komunikacja biurowa:
• Rola komunikacji w pracy biurowej.
• Przekaz niewerbalny i jego znaczenie.
• Zakłócenia w przekazywaniu informacji, czyli bariery komunikacyjne.
• Aktywne słuchanie (kontakt wzrokowy, potwierdzanie, dopytywanie).
• Komunikatywność i precyzja wypowiedzi.

3. Kształtowanie osobistego wizerunku:
• Jak prezentować siebie i swoją firmę?
• Zdefiniowanie wizerunku, do którego należy dążyć.
• Wywieranie Pierwszego i Ostatniego Pozytywnego Wrażenia.
• Sztuka dyplomacji, na co dzień.

4. Pierwszy kontakt – przyjmowanie interesantów:

• Pierwsze wrażenie.
• Przedstawianie i zapoznawanie.
• Prawidłowe powitanie, pozdrawianie, przedstawianie się w różnych sytuacjach.
• Tytułowanie – formy, zasady, błędy.
• Towarzyszenie.

5. Profesjonalne odbieranie rozmów telefonicznych:
• Budowanie wizerunku przez telefon
• Rozmowa przez telefon.
• Przekazywanie informacji.

6. Planowanie i organizacja czasu pracy w sekretariacie:
• Zarządzanie czasem własnym i szefa.
• Ustalanie priorytetów i planowanie zadań.
• Monitoring realizacji zadań.

7. Organizacja spotkań:
• Rodzaje imprez.
• Przygotowanie.
• Zaproszenia.
• Plan miejsc.
• Przeprowadzenie spotkania.
• Efektywne zarządzanie naradami.

8. Kalendarz szefa – planowanie i przygotowywanie terminów i podróży:
• Rodzaje terminów.
• Koordynowanie terminów.
• Zarządzanie terminami.
• Lista pomocnicza.
• Niezbędne informacje do przygotowania podróży.
• Plan podróży.

9. Kultura dnia codziennego:
• Uprzejmość, uśmiech.
• Prawidłowy uścisk dłoni.
• Zasady: wzajemności, uszanowania prywatności, starszeństwa, tolerancji, dyskrecji, punktualności i pierwszeństwa.

10. Komunikacja w biznesie:
• Sztuka konwersowania: kontakt wzrokowy, mowa ciała, aktywne słuchanie, barwa i ton głosu.
• Small talk w rozmowach biznesowych.
• Tematy wskazane i zakazane.
• Jak unikać i reagować na gafy, przejęzyczenia, nietaktowne pytania.
• Bilety wizytowe i zaproszenia.
• Wręczanie upominków oraz kwiatów.

11. Redagowanie, kontrola i bezpieczeństwo obiegu dokumentów:
• Zasady adresowania i tytułowania w korespondencji.
• Kultura słowa pisanego.
• Styl i redakcja.
• Zasady redagowania zaproszeń, odczytywanie zaproszeń.
• Pozatreściowe aspekty korespondencji.
• Zasady etykiety w korespondencji przez internet.
• Zasady przyjmowania korespondencji.
• Zasady rejestracji, znakowania i rozdzielania korespondencji.
• Wysyłanie korespondencji.
• Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów.

12. Znajomość telefonicznego savoir-vivre`u:
• Umiejętność mówienia (język, treść wypowiedzi, wiedza fachowa), sposób mówienia. Dykcja
• Intonacja. Ton głosu – podstawowe narzędzie efektywnej rozmowy telefonicznej. Szybkość mówienia, tempo wypowiedzi.
• Kontrolowanie emocji podczas rozmowy telefonicznej.
• Telefonowanie z aparatu komórkowego i stacjonarnego.
• Etykieta telefoniczna.

13. Wskazówki dotyczące wdrożenia nabytych umiejętności w praktyce:
• Plan zmiany osobistej.

 

*Program chroniony prawem autorskim. Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie, powielanie i wykorzystywanie części lub całości informacji, programów zawartych w ofercie Akademii Biznesu MDDP w formie elektronicznej lub innej bez zgody autora zabronione.

Informacje organizacyjne
Koszt uczestnictwa:    
- jednej osoby 1190 zł + 23% VAT,
- dwóch i więcej osób 1090 zł/os +23% VAT.

Prosimy o dokonanie płatności po otrzymaniu pisemnego potwierdzenia, podając w tytule przelewu kod szkolenia.

Cena obejmuje: uczestnictwo w zajęciach, materiały szkoleniowe, przerwy kawowe, lunch, certyfikat ukończenia szkolenia.

Godziny zajęć: 9:30 – 16:30

Miejsce zajęć: 
- Warszawa - sala szkoleniowa Akademii Biznesu MDDP,  Al. Jana Pawła II 25
- Wrocław - w hotelu w centrum miasta

Informacje:   
Anna Niedziółka
tel. (022) 208 28 45, fax (022) 211 20 90
anna.niedziolka@akademia-mddp.pl
Menu główne
Zobacz także
Kontakt

Akademia MDDP
Budynek Atrium Tower
00-854 Warszawa
Al. Jana Pawła II 25 
Tel. (022) 208 28 26
Fax. (022) 211 20 90
biuro@akademiamddp.pl
www.akademiamddp.pl

Partnerzy